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4 Trucs pour mieux gérer ses dépenses d'entreprise

Que vous soyez entrepreneur depuis seulement quelques semaines ou plusieurs années, vous savez sans doute qu’il faut avoir ses finances en ordre. En plus de vous aider à prendre de meilleures décisions financières, votre comptable aura plus de facilité à s’occuper de vos dossiers. Laissez-nous alors vous donner quelques trucs pour gérer vos dépenses d’entreprise plus efficacement. <h3>Qu’est-ce qu’une dépense d’entreprise?</h3> Si l’on se fie au site de l’<a href="https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/impot/entreprises/revenu-petites-entreprises-travailleurs-independants/impot-revenu-entreprises/depenses-entreprise.html" target="_blank">Agence du Revenu du Canada</a>, une dépense d’entreprise est un coût engagé dans le but de réaliser un revenu d’entreprise. En d’autres termes, ce sont toutes les dépenses qui permettent de faire fonctionner votre compagnie. Il y a différents critères à respecter pour qu’un achat soit considéré comme étant une dépense d’entreprise. Tout d’abord, il est impératif d’avoir une preuve de cette dépense, que ce soit en ayant une facture, un reçu ou un contrat. De plus, cette dépense ne peut pas être utilisée pour autre chose que pour l’entreprise.  Parmi les dépenses couramment acceptées pouvant être déductibles, il y a entre autres votre espace de travail, les frais de consultation et les fournitures de bureau. <h3>Comment mieux gérer ses dépenses d’entreprise?</h3> Il est fort probable que vous ayez plusieurs dépenses pour votre entreprise au fil d’une année. Lorsqu’arrive le temps des impôts, passez-vous un temps fou à trouver tout ce dont votre comptable a besoin? Si c’est le cas, lisez les lignes suivantes. Sachez ce qui est considéré comme une dépense d’entreprise Si vous désirez gérer vos dépenses d’entreprise plus efficacement, la première étape serait de connaître et comprendre ce qui est accepté comme dépense ou non. Les dépenses d’entreprise ne sont pas à négliger comme elles peuvent être déduites de votre déclaration de revenus, mais que comprennent-elles? La plupart du temps, les dépenses reliées au lieu de travail, aux communications, aux fournitures de bureau, aux services professionnels, à la formation et au transport sont acceptées. N’hésitez pas à vérifier ce qui s’applique à votre situation et pensez à consulter un comptable pour vous aider au besoin. Gardez vos reçus et factures! Entrez votre dépense dès que possible Que ce soit pour gérer ses factures ou ses dépenses, une bonne habitude à prendre est de vous en occuper dès que possible. N’attendez pas, car il y a de fortes chances que cela vous sorte de la tête. Vous pourriez aussi vous retrouver à devoir démêler des dizaines de reçus lorsqu’il sera temps de faire votre déclaration de revenus, ce qui est à éviter. Donc, dès que vous procédez avec un achat, notez-le dans votre fichier comptable ou votre logiciel. Ajoutez-y toutes les informations pertinentes dont vous avez besoin et gardez des notes pour expliquer pourquoi vous avez eu besoin de ce produit ou service. Pensez à utiliser des catégories de dépenses Une autre façon de faciliter votre gestion des dépenses est tout simplement d’utiliser des catégories. Ainsi, vous pourrez regrouper les différents achats selon leur type, facilitant ainsi le travail de votre comptable. Il est à noter que les déductions peuvent varier d’un type de dépense à un autre. Plus vos entrées seront claires, plus le tout sera facile à vérifier et à maximiser. Par exemple, vos frais de repas peuvent être déduits à 50% dans certains cas. Si vous utilisez un bureau commercial, celui-ci est déductible à 100% (bonjour <a href="https://fr.momenteo.com/blogue/9-avantages-de-travailler-dun-espace-de-coworking">les espaces de coworking</a>!), tandis qu’un pourcentage peut être appliqué sur votre loyer et votre électricité lorsque vous travaillez de la maison. Gardez vos reçus en les numérisant Finalement, comme il peut être facile de s’y perdre avec tous les papiers que vous devez garder, pourquoi ne pas en profiter pour numériser vos différents reçus? Que vous utilisiez Momenteo ou un dossier sur votre ordinateur, pensez à garder une version numérique de vos dépenses au cas où le gouvernement aurait besoin de les consulter. En les classant par catégorie ou date, cela sera plus facile à gérer qu’une pile de papiers. Et savez-vous pendant combien de temps vous devez garder vos documents comptables? La plupart du temps, les entreprises canadiennes sont tenues de conserver leurs relevés et factures pendant une durée de 6 ans. Ça peut donc faire énormément de papier à la longue. <h3>Comment entrer une dépense dans Momenteo</h3> Si vous êtes à la recherche d’un outil pour gérer vos dépenses d’entreprise plus facilement, il y a de fortes chances que Momenteo peut répondre à vos besoins. Intuitif, notre système fonctionne sous la forme d’un calendrier où il est possible de noter ses heures de travail et ses déplacements d’affaires, mais aussi ses dépenses.  Il y a deux façons d’entrer une dépense dans notre logiciel de facturation. Premièrement, vous n’avez qu’à cliquer sur le calendrier et choisir d’entrer une dépense. Vous pourrez alors indiquer le montant payé, la devise, le pourboire s’il y en a, les taxes, joindre un reçu, choisir une catégorie, un fournisseur ou un client, ajouter une description, répéter la dépense, etc. Il est aussi possible d’ajouter une dépense en passant par l’onglet Dépenses situé à la gauche du menu. Si vous désirez accéder à toutes vos dépenses d’entreprise pendant une période précise, rendez-vous dans vos rapports pour consulter votre rapport de dépenses. En plus de pouvoir télécharger le document, vous pourrez filtrer les données selon les dates, le client, la catégorie ou le fournisseur, de quoi aider votre comptable. En conclusion, ne sous-estimez pas la gestion de vos dépenses d’entreprise. Cela serait dommage de ne pas les utiliser comme déduction parce que vous avez perdu des reçus ou n’avez pas pris le temps de noter le tout dans votre logiciel. Par conséquent, la première étape est de savoir ce qui est considéré comme une dépense admissible, puis de les traiter sans attendre. Ensuite, pensez à classer vos dépenses dans différentes catégories et à numériser les reçus pour gagner du temps à la fin de l’année.  Et si vous êtes à la recherche d’autres astuces pour être plus efficace, découvrez nos trucs pour <a href="https://fr.momenteo.com/blogue/6-astuces-pour-mieux-gerer-sa-facturation" target="_blank">mieux gérer votre facturation</a>. Courage!

Ariane