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6 trucs pour mieux gérer vos courriels

Si vous êtes travailleur autonome ou pigiste, il y a de fortes chances que les courriels fassent partie de votre vie quotidienne. Que ce soit un suivi de la part d’un de vos clients ou une demande de soumission, votre boîte de réception peut vite se remplir et devenir incontrôlable. Pour vous donner un coup de main, nous vous avons trouvé six trucs pour mieux gérer vos courriels professionnels et ainsi avoir plus de temps pour faire ce qui vous tient à coeur. <h3>Comment gérer ses courriels plus efficacement?</h3> Que pouvez-vous faire pour ne pas avoir à passer des heures chaque semaine à lire et répondre aux différentes demandes? Nous savons que le temps d’un entrepreneur est précieux, par conséquent, laissez-nous vous présenter nos astuces pour être plus efficace. Réservez du temps pour lire et répondre aux courriels Que vous soyez un travailleur autonome débutant ou non, la gestion de ses courriels peut rapidement devenir problématique si vous recevez un grand nombre de messages quotidiennement. Ces courriels sont souvent essentiels à la santé de votre entreprise. C’est l’un des moyens les plus utilisés de nos jours pour communiquer avec ses clients ou ses fournisseurs.  Pour être plus efficace, pensez tout simplement à réserver du temps pour ses courriels au cours de la journée. Réservez des blocs d’heures sans rendez-vous où vous pourrez répondre et faire les différents suivis. Souvent, les entrepreneurs commencent la journée en faisant le tour de leurs courriels, puis y reviennent un peu plus tard, par exemple en après-midi. N’arrêtez pas ce que vous faites lorsque vous recevez un message Une erreur souvent commise par de nombreux entrepreneurs est de se laisser déranger lorsqu’on reçoit un nouveau courriel. Il est vrai qu’avec les notifications, cela peut être difficile de les ignorer. On arrête donc ce que l’on fait pour aller voir de quoi il s’agit, bien que la grande majorité du temps, cela ne soit pas quelque chose d’urgent. On retourne donc à ce que nous étions en train de faire. Malheureusement, cet interlude fait perdre à la fois du temps et de la concentration. Il est aussi possible que cela peut arriver à de nombreuses fois au cours de la journée. Ce deuxième truc est en lien avec le premier proposé: n’arrêtez pas ce que vous faites lorsque vous recevez un message. Vous le lirez un peu plus tard, lorsque vous aurez terminé ou lors d’une période de temps réservé pour vos courriels. Classez les courriels dans différents dossiers Une autre façon de mieux gérer ses courriels est tout simplement de les classer dans différents dossiers. Une boîte de réception comprenant plusieurs centaines de messages peut sembler intimidante, et même chaotique. Par conséquent, en rangeant vos courriels dès qu’ils sont lus et traités, vous gagnerez du temps. Il sera aussi plus facile de les retrouver au besoin. À vous de voir quel type de système fonctionne le mieux pour vous. Certaines personnes préfèrent créer des dossiers au nom de leurs clients ou projets, tandis que d’autres y vont par étape. Par exemple, tous les courriels de projets en cours pourraient être dans un dossier et ceux terminés ou à faire dans d’autres. Désabonnez-vous des envois qui ne sont plus pertinents Recevez-vous des dizaines de courriels tous les jours? Est-ce que la plupart se retrouvent dans votre corbeille? Si c’est le cas, il pourrait être pertinent de réduire la quantité d’envois à la source. Si vous êtes inscrits à de nombreuses infolettres que vous n’ouvrez plus, prenez quelques secondes et désabonnez-vous. Avec le temps, vous diminuerez ainsi le nombre de courriels reçus dans votre boîte de réception. Ne vous inquiétez pas, il sera toujours possible de vous réabonner au besoin.  Dans un même ordre d’idées, demandez-vous si tous les courriels que vous envoyez sont nécessaires. Est-il possible de regrouper plusieurs informations dans un même envoi ou de mettre autant de personnes en copie? Il ne faut pas oublier que chaque courriel existant demande de l’énergie.  Découvrir nos trucs pour être <a href="https://fr.momenteo.com/blogue/6-trucs-pour-etre-plus-ecolo-au-bureau" target="_blank">plus écolo au bureau</a>. Utilisez des modèles de réponses ou des messages automatiques Encore une fois, si vous recevez une grande quantité de courriels quotidiennement, vous pourriez utiliser des modèles de réponses ou des messages automatiques. Du côté des messages automatiques, cela pourrait être tout simplement une réponse lors d’un envoi pour confirmer que le message a bien été reçu et qu’il sera traité dans un certain nombre d’heures ou jours ouvrables.  Concernant les modèles, cela peut être tout particulièrement pertinent lorsque vous recevez toujours les mêmes messages, questions ou demandes. Prenez le temps de rédiger certaines réponses et enregistrez-les dans un fichier accessible. Vous gagnerez de précieuses minutes en copiant-collant la réponse plutôt qu’en réécrivant le message au complet chaque fois. Si vous avez beaucoup de demandes, pensez à déléguer Finalement, si vous êtes débordé et n’avez tout simplement pas le temps de gérer vos courriels, pourquoi ne pas faire affaire avec une <a href="https://fr.momenteo.com/blogue/entrevue-avec-une-adjointe-virtuelle" target="_blank">adjointe virtuelle</a>? Ces professionnelles offrent différents services allant de la comptabilité et la création de contenus à la gestion des courriels. Seriez-vous soulagé de voir que tous vos messages ont été traités et classés dans leurs dossiers respectifs en commençant votre journée de travail? Souvent, lorsqu’on est travailleur autonome ou entrepreneur, on pense que l’on doit tout faire. Cependant, comme nous l’avons vu dans de nombreux articles, il est souvent pertinent de <a href="https://fr.momenteo.com/blogue/devraisje-deleguer-si-oui-quoi-et-comment" target="_blank">déléguer certaines tâches</a> pour garder son temps et son énergie pour ce qui est réellement important.  En conclusion, comment faire pour mieux gérer ses courriels? Commencez par réserver des blocs de temps attitrés à la gestion de ses messages. Vous ne serez pas productif si vous devez arrêter de travailler chaque fois que vous avez une notification. Ensuite, classez le tout dans des dossiers, désabonnez-vous des infolettres inutiles et utilisez des modèles pour les réponses. Et si vous voyez que vous êtes toujours débordé, pensez à travailler avec un collaborateur pour enlever du poids de vos épaules. Avez-vous besoin d’autres astuces pour rester productif? Découvrez nos conseils pour <a href="https://fr.momenteo.com/blogue/comment-gerer-sa-semaine-de-travail-plus-efficacement" target="_blank">mieux gérer sa semaine de travail</a> plus efficacement.

Ariane