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L’importance d’avoir un bon contrat de service

Lorsqu’on débute en tant qu’entrepreneur, il y a une multitude d’éléments auxquels il faut penser. Son marketing, fixer ses prix, trouver des clients, créer son site web, etc. Il y a toutefois un élément que les prestataires de services semblent toujours oublier : le contrat de service. J’en conviens, penser à votre contrat de service, ce n’est probablement pas ce qui vous enjoue le plus. Cependant, le contrat de service, c’est la pierre angulaire de la relation que vous aurez avec vos clients. <h3> À quoi sert un contrat de service?</h3> Le contrat de service sert principalement à gérer les attentes des parties qui le signent. Je vous explique. Lorsque vous débutez une relation d’affaires, il y a énormément de questions . <ul> <li> Comment vais-je me faire payer? </li> <li> De quoi aura l’air le processus de prestation des services? </li> <li> Vais-je pouvoir me sortir de la relation d’affaires si je le désire? </li> <li> Que faire si nous avons un différend? </li> </ul> Le contrat de service vous permet de consigner tout cela par écrit et d’apporter de la clarté aux deux parties impliquées dans la relation d’affaires.  Combien vont me coûter les services? La réponse est dans le contrat. Comment régler nos différends? La réponse est dans le contrat. Quand vais-je recevoir la version finale de ce que j’ai demandé? La réponse à cette question peut elle aussi être dans le contrat. <h3>Pourquoi un courriel n’est-il pas suffisant?</h3> C’est probablement la question qui revient le plus fréquemment concernant l’importance d’avoir un bon contrat de service. Le principal problème avec l’utilisation des courriels pour consigner les termes de sa relation d’affaires est le suivant : en raison du format du courriel, beaucoup d’éléments essentiels qui devraient se retrouver dans un contrat de service ne sont tout simplement jamais abordés. Je vous donne un exemple simple. Avez-vous déjà pris le temps d’aborder les méthodes pour mettre fin à votre entente dans votre contrat? Ou encore les options pour la résolution de différends? Probablement pas. Le courriel ne permet tout simplement pas (de manière naturelle du moins) d’aborder tous les aspects qui devraient être abordés pour vous protéger adéquatement dans vos relations d’affaires. <h3>Quoi inclure dans son contrat de service?</h3> Évidemment, ce que vous devriez inclure dans votre contrat de service va dépendre du genre de services que vous offrez. Par exemple, un photographe qui se spécialise dans les mariages n’aura pas les mêmes préoccupations qu’un développeur de sites web. Il y a toutefois quelques éléments qui sont assez universels. 1- Une description précise de la prestation de services Les services offerts étant au c&oelig;ur de votre relation d’affaires, il est essentiel de prendre le temps de bien définir l’étendue de ceux-ci dans votre contrat. Vous pouvez aussi prendre le temps de lister les services qui ne font pas partie de votre offre et qui seront facturés à votre client en sus. Ceci est particulièrement pratique lorsque vous savez que, aux yeux de vos clients, certaines tâches peuvent sembler être incluses dans votre offre alors que ce n’est pas le cas (par exemple, des rondes infinies de retouches photo). 2- Le déroulement de la prestation de services Le contrat est un excellent outil pour expliquer à vos clients la manière dont vous fonctionnez lorsque vous offrez des services. Par exemple, si lors de la prestation, vous réservez une plage horaire à chaque semaine pour vos clients afin de faire un suivi avec eux quant à l’avancée des travaux, il peut être extrêmement pertinent de le mentionner dans son contrat. Tel que mentionné précédemment, le contrat sert aussi à gérer les attentes de vos clients. Si ces derniers savent à quoi s’attendre dès le début de la relation, vous éviterez une panoplie de problèmes avec eux. 3- Vos modalités de paiement Il est non seulement essentiel d’aborder dans votre contrat de service votre rémunération (donc le montant à recevoir pour votre travail), mais aussi la manière dont celle-ci vous sera versée. Quels genres de paiements acceptez-vous? Quand le client doit-il vous payer? Avant le début de la prestation de services? À la fin? Les deux? Dans les 30 jours suivant la réception de votre facture? En parlant de facture, beaucoup d’entrepreneurs se demandent s’ils peuvent facturer des frais d’intérêts à leurs clients en cas de retard de paiement. La réponse est oui.  Cependant, il y a quelques règles à respecter.  Tout d’abord, les frais d’intérêts doivent être prévus au contrat de service, signé par les deux parties (d’où l’importance, encore une fois, d’avoir un contrat en bonne et due forme et non un simple courriel). Ensuite, vous devez vous assurer que les frais d’intérêts annuels, et non que mensuels, sont clairement prévus au contrat. Finalement, les frais d’intérêts que vous chargez à vos clients se doivent d’être raisonnables et non abusifs. Les taux que l’on voit normalement tournent autour de 18% à 26% par année. 4- La propriété intellectuelle La propriété intellectuelle est un aspect essentiel et pourtant si souvent oublié dans les contrats de service. À qui appartient la propriété intellectuelle créée dans le cadre du mandat? Il existe plusieurs mythes concernant la propriété intellectuelle (surtout à propos du droit d’auteur). Il est donc essentiel de se rappeler que les prestataires de services possèdent les droits d’auteur sur le travail qu’ils créent pour leurs clients, à moins de mention contraire prévue dans un contrat signé par les deux parties. Prenez le temps d’expliquer ces notions à vos clients. Que peuvent-ils faire avec le travail créé? Que pouvez-vous faire avec travail? Pendant combien de temps votre client peut-il utiliser votre travail? Tout cela doit absolument être abordé afin d’éviter toute confusion. 5- Résiliation du contrat Si vous ou votre client désirez mettre fin à votre entente, comment allez-vous vous y prendre? Dans quelles situations pouvez-vous résilier l’entente? Qu’arrivera-t-il à la fin de l’entente? Devez-vous retourner certains documents à vos clients? Doivent-ils vous payer certains frais? Il est beaucoup plus pratique d’aborder ces questions au début de votre relation d’affaires (lorsque celle-ci est encore saine) que suite à un problème. N’oubliez pas que cette liste d’éléments n’est en aucun cas exhaustive. J’espère toutefois qu’elle pourra vous guider dans la rédaction ou la révision de votre contrat de service. Notez que ce billet de blogue ne constitue pas un avis juridique formel, mais plutôt de l’information juridique. Si vous avez des questions sur les contrats de service ou si vous avez besoin d’assistance pour la rédaction de votre contrat, vous pouvez me contacter à partir de mon <a href="https://artylaw.ca/fr/contact/" target="_blank">site web</a>, visiter mon <a href="https://artylaw.ca/fr/blogue/" target="_blank">blogue</a> ou m’envoyer un courriel à info@artylaw.ca! Aicha Tohry est avocate et la fondatrice d'ARTY AVOCAT, une pratique offrant des services juridiques aux entrepreneurs des industries créatives. Aicha représente maintenant depuis près de 3 ans des coachs d’affaire, des influenceurs, des créateurs de contenu, des designers de mode, des photographes, des startups techno ainsi qu'une panoplie d'autres entrepreneursavec des projets ambitieux et une infinité d'idées dans les domaines de la mode, des arts visuels, du divertissement et des technos.

Aicha Tohry