6 astuces pour mieux gérer sa facturation
<p><em>Pour plusieurs pigistes et travailleurs autonomes, la facturation est un mal nécessaire. Il faut créer des devis, envoyer des factures, faire des rappels pour enfin recevoir son dû. Évidemment, Momenteo est là pour vous donner un coup de main avec son système simple basé sur un calendrier. Aujourd’hui, nous vous présentons 6 astuces pour mieux gérer votre facturation (que vous aimiez les tâches administratives ou pas!)</em></p>
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<h3><strong>N’attendez pas pour facturer</strong></h3>
<p>Notre première astuce est la suivante: n’attendez plus avant d’entrer les travaux effectués. Cela devrait être simple, lorsque vous terminez une tâche, vous devriez aller l’inscrire sans attendre. Est-ce que cela vous est déjà arrivé d’oublier d’ajouter un travail complété à une facture? Il serait dommage de travailler pour rien, n’est-ce pas? En plus, c’est super simple avec Momenteo. Connectez-vous et cliquez sur la date pour ajouter une nouvelle entrée de travail. Sélectionnez ensuite votre client, les éléments à facturer, le taux horaire et la quantité. Lorsque vous serez prêt, vous pourrez créer une facture regroupant tous les travaux effectués pour un même client en quelques secondes.</p>
<p>Bref, pourquoi remettre à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui?</p>
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<h3><strong>Choisissez un moment précis</strong></h3>
<p>Dans le même ordre d’idées, pourquoi ne pas réserver une plage horaire précise pour votre facturation? Vous pourrez ainsi plus facilement envoyer vos factures et faire vos suivis sans rien oublier. Il y a des moments dans la semaine où nous sommes moins productifs ou créatifs et c’est bien normal. Pourquoi ne pas en profiter pour faire toutes les tâches administratives? Par exemple, les lundis matin, vous pourriez envoyer les factures des travaux effectués la semaine d’avant. Vous pourriez aussi en profiter pour faire les suivis de paiement ou de devis. Ainsi, avec votre facturation en ordre, vous serez prêt à vous mettre au travail. N’oubliez pas que vous devez vous garder du temps pour vos tâches administratives. En tant que travailleur autonome ou pigiste, si vous n’envoyez pas vos factures, personne ne le fera à votre place (à moins d’avoir une adjointe virtuelle).</p>
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<h3><strong>Gardez-vous des notes</strong></h3>
<p>À qui devais-je envoyer la facture exactement? Quelle police utilise-t-elle pour ses envois? Paient-ils par chèque ou par virement? Lorsque nous avons plusieurs clients, il peut être difficile de se rappeler de petits détails au sujet de chacun d’eux, surtout si c’est pour des contrats qui ne sont pas redondants. C’est pourtant ce qui peut faire une grande différence concernant la qualité de votre relation avec votre clientèle. Donc, prenez le temps d’écrire des notes au sujet de vos clients. Cela évitera de nombreux courriels concernant des informations que vous avez déjà eues.</p>
<p>Saviez-vous que vous pouvez ajouter des notes à vos clients dans Momenteo? En effet, rendez-vous sur l’onglet Contacts à gauche, puis cliquez sur le client en question. Dans le sous-menu en haut vous retrouverez la section Notes. Entrez toute information pertinente au sujet de votre client, cela vous évitera de perdre du temps précieux à fouiller dans vos courriels!</p>
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<h3><strong>Permettez le paiement en ligne</strong></h3>
<p>Attendez-vous toujours après des chèques pour vous faire payer? Comme nous avons pu le voir au printemps dernier, il est de moins en moins intéressant de recevoir des paiements par la poste. Combien de fois avez-vous entendu que votre paiement était envoyé et que vous devriez le recevoir sous peu? Combien de fois votre chèque a-t-il mystérieusement disparu dans la poste? Bref, pour éviter les frustrations pourquoi ne pas permettre le paiement en ligne? Cela peut être par virement bancaire ou même avec des outils comme PayPal et Stripe. Recevez vos paiements rapidement tout simplement! (PS: le paiement en ligne est disponible avec Momenteo lorsque vous choisissez l’un de nos forfaits Premium!)</p>
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<h3><strong>Personnalisez vos factures</strong></h3>
<p>Si vous avez votre entreprise, il est important de se démarquer. Votre image de marque doit donc être cohérente et partout, même sur vos factures! Ainsi, lorsque vous enverrez vos devis et vos factures, vos clients sauront que vous êtes une personne professionnelle qui a à coeur les petits détails. Sur Momenteo, commencez par ajouter votre logo. Vous n’avez qu’à cliquer sur l’avatar situé en haut à gauche pour le remplacer avec votre emblème. Ensuite, notre logiciel analysera les couleurs de votre logo pour les utiliser lors de la création de vos factures. Nous avons différents modèles que vous pouvez essayer. Il est aussi possible de modifier la police, les dispositions et les couleurs au besoin. Finalement, n’oubliez pas d’entrer toutes vos informations de contact afin que cela soit une facture valide (nom, adresse, numéro de téléphone, etc.)</p>
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<h3><strong>Ayez en main un contrat</strong></h3>
<p>Si vous désirez mieux gérer votre facturation, il est fortement recommandé d’avoir un <a href="https://fr.momenteo.com/blogue/limportance-davoir-un-bon-contrat-de-service" target="_blank">contrat de service</a> lorsque vous commencez un nouveau projet. On ne souhaite jamais avoir un litige avec ses clients, toutefois cela peut arriver. Par conséquent, votre contrat de service sera votre document de référence. Par exemple, vous pourrez y mettre vos tarifs, ce qui est inclus et exclu de vos services, les méthodes et délais de paiement. Saviez-vous que vous pouvez facturer des frais d’intérêt en cas de retard que si cela a été préalablement inscrit dans un contrat signé par les deux parties? Bref, si vous prenez le temps de faire un contrat de service, cela facilitera votre facturation par la suite puisque les modalités entre votre client et vous seront claires. Il ne pourra pas vous revenir en disant que ces frais n’étaient pas prévus ou qu’il ne savait pas qu’il devait vous payer dans les 30 jours.</p>
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<p>En conclusion, ce n’est pas sorcier de bien gérer sa facturation. Cela demande seulement d’être un peu organisé. Cela simplifiera vos suivis et rendra la vie de votre client plus facile. N’oubliez pas que cela doit être convivial de travailler avec vous. Par ailleurs, si le sujet vous intéresse, nous vous conseillons de jeter un coup d’oeil à l’article de Véronique Gagnon de Gère ton bacon: <a href="https://fr.momenteo.com/blogue/5-erreurs-a-eviter-quand-on-gere-ses-propres-finances" target="_blank">5 erreurs à éviter lorsqu’on gère ses propres finances</a>.</p>